¿Cómo podemos cifrar nuestros archivos Word y Excel?

Cifrar nuestros archivos con una contraseña puede ser una buena alternativa

Como siempre decimos desde Prisaediciones, la seguridad es lo primero y debemos proteger aquellos documentos sensibles que no deseamos que puedan ser víctimas de miradas no deseadas. En la actualidad, las aplicaciones de Word y Excel nos permiten poder cifrar estos documentos con una contraseña para que nadie pueda abrirlos sin nuestro permiso, todo de una forma rápida y segura.

Cuando trabajamos en un equipo compartido o nuestro ordenador puede ser utilizado por alguien más, lo más seguro es proteger los archivos que no queremos que sean modificados o revisados.

¿Cómo podemos cifrar con contraseña un documento Excel?

Con lo difícil que puede resultar realizar un Excel, con infinidad de fórmulas y vínculos, dejarlo abierto para que cualquier pueda acceder y estropear todo el trabajo que hemos realizado, lo mejor es que lo cifremos con una contraseña y no pueda ser, ni abierto, ni modificado, sin la utilización de esta contraseña.

Los pasos que debemos seguir para proteger con contraseña un Excel son muy sencillos

  • Abrimos el documento Excel que deseamos proteger.
  • Pinchamos en “archivo”. Situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
  • Ahora pinchamos en “proteger libro”.
  • Una vez hemos pinchado en “proteger libro”, nos aparecen varias opciones que podemos realizar, de las cuales, las más significativas son las de proteger para no abrir y proteger para no editar. Nosotros optamos por la de proteger para no abrir el documento Excel. Para ello, pinchamos en “cifrar con contraseña”.
  • Cuando pinchamos en “cifrar con contraseña”, nos solicitará una contraseña, la cual debemos introducirla dos veces, de esta forma controlamos que introduzcamos la contraseña correctamente.

Ya tenemos nuestro Excel protegido frente a cualquier que desee abrirlo. Además, si lo introducimos en un pendrive, Dropbox o cualquier plataforma, tampoco podrá ser abierto sin la contraseña. Esta alternativa nos garantiza que nadie podrá abrir el archivo si no conoce la contraseña.

Ahora, cada vez que queramos abrir el documento, nos solicitará la contraseña.

Recuerda que la contraseña debe incluir mayúsculas, minúsculas y números, para que la contraseña sea segura.

Cifrar un documento Word con una contraseña

Como hemos comentado en el apartado de cifrar con contraseña un Excel, en cuanto a realizarlo en un Word es prácticamente igual. Los pasos que debemos seguir son los siguientes:

  • Abrimos el documento Word.
  • Nos dirigimos a archivo, pinchamos.
  • Ahora marcamos en proteger documento. Como nos ocurre en el caso del Excel, encontramos diversas opciones de cifrado para el documento, nosotros elegimos cifrar para abrir documento.
  • Por lo tanto, Abrimos documento Word>archivo>cifrar con contraseña>Introducimos la contraseña dos veces.

Ya tenemos cifrado nuestro documento Word, nadie podrá abrirlo sin introducir la contraseña.

Como podemos eliminar la contraseña de cifrado de Word y Excel

Si el documento ya no necesita estar protegido, podemos eliminar la contraseña que hemos introducido. Tanto en Excel como en Word, para eliminar la contraseña debemos proceder de la misma manera.

  • Abrimos el documento.
  • Introducimos la contraseña para poder abrilo.
  • Nos dirigimos a “archivo”.
  • Pinchamos en proteger documento o libro, depende de si es un Excel o un Word.
  • Ahora pinchamos en cifrar con contraseña y eliminamos la contraseña que habíamos introducido.
  • Ya tenemos el documento totalmente libre otra vez.

Importante

Algo muy importante que tenemos que considerar, antes de proteger un documento con contraseña, es que debemos recordarla, esto es debido a que si nos olvidamos de la contraseña, será muy complicado poder acceder al documento. Así que debemos introducir contraseñas que nos sean fácil de recordar, pero que no estén ligadas a nuestras fechas de cumpleaños, ni nada parecido.

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